Tugas Staff HR – Di jantung setiap perusahaan yang sukses, terdapat tim Human Resources (HR) yang berperan sebagai penggerak utama. Namun, sering kali muncul pertanyaan, sebenarnya staff HR tugasnya apa saja? Posisi ini jauh lebih kompleks daripada sekadar mengurusi administrasi dan absensi. Staff HR adalah ujung tombak dalam mengelola aset terpenting perusahaan: manusia. Mereka memastikan bahwa dari proses rekrutmen hingga pengembangan karier, setiap karyawan dapat berkontribusi secara maksimal bagi pertumbuhan bisnis. Artikel ini akan mengupas tuntas tugas-tugas staff HR, keterampilan yang dibutuhkan, dan bagaimana peran strategis mereka membentuk budaya serta kesuksesan organisasi.
Dalam departemen HR, terdapat berbagai peran seperti HR Manager, HR Business Partner, dan HR Staff. Staff HR biasanya merupakan posisi eksekutor yang menjalankan kebijakan dan operasional HR sehari-hari. Mereka yang berinteraksi langsung dengan karyawan, memastikan semua proses berjalan lancar.
11 Tugas Staff HR yang Paling Esensial
Berikut adalah tanggung jawab staff HR secara mendetail, yang menggambarkan betapa vitalnya peran ini.
1. Menyusun dan Mengelola Data Karyawan
Tugas staff HR yang paling fundamental adalah mengelola database karyawan. Ini mencakup data pribadi, riwayat pekerjaan, kontrak, hingga dokumen-dokumen pendukung seperti CV dan ijazah. Di era digital, mereka sering menggunakan sistem HRIS (Human Resources Information System) untuk memastikan keakuratan dan kemudahan akses data. Pengelolaan data yang baik sangat krusial untuk analisis SDM, perencanaan anggaran, dan audit.
2. Melakukan Proses Rekrutmen dan Seleksi Karyawan
Proses perekrutan atau recruitment adalah salah satu tanggung jawab staff HR yang paling terlihat. Tugasnya dimulai dari menerima permintaan rekrutmen, mempublikasikan lowongan kerja di berbagai kanal, menyaring (screening) CV, menjadwalkan tes dan wawancara, hingga mengirimkan surat penawaran (offer letter). Mereka bertindak sebagai garda terdepan dalam menarik talenta terbaik (talent acquisition) untuk perusahaan.
3. Mengurus Administrasi dan Legalitas Karyawan
Aspek administratif merupakan porsi besar dari pekerjaan HR. Staff HR bertugas membuat, mengarsip, dan memperbarui dokumen-dokumen legal terkait ketenagakerjaan. Beberapa contohnya adalah:
- Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) dan Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT).
- Surat peringatan (warning letter).
- Surat promosi dan mutasi.
- Dokumen pengunduran diri dan pesangon.
Kelengkapan dan kerapian administrasi ini melindungi hak kedua belah pihak, baik karyawan maupun perusahaan.
4. Memfasilitasi Program Pelatihan dan Pengembangan (Training & Development)
Staff HR tidak hanya merekrut, tetapi juga memastikan karyawan terus berkembang. Mereka membantu mengidentifikasi kebutuhan pelatihan, mengkoordinasikan program training (baik internal maupun eksternal), dan mengevaluasi efektivitasnya. Program pengembangan karyawan ini bertujuan untuk meningkatkan skill, produktivitas, dan mempersiapkan pemimpin masa depan (succession planning).
5. Menjadi Mediator dalam Menangani Masalah dan Keluhan
Kantor adalah tempat interaksi sosial, di mana konflik antar karyawan atau antara karyawan dan atasan bisa saja terjadi. Salah satu fungsi staff HR adalah menjadi mediator yang netral dan bijaksana. Mereka mendengarkan keluhan, mencari akar masalah, dan membantu menemukan solusi yang adil. Kemampuan problem solving dan conflict resolution sangat dibutuhkan di sini.
6. Melakukan Penilaian Kinerja Karyawan (Performance Appraisal)
Staff HR berperan dalam merancang dan mengkoordinasi proses evaluasi kinerja. Mereka memastikan penilaian dilakukan secara objektif berdasarkan indikator yang telah disepakati. Data hasil penilaian kinerja ini kemudian digunakan untuk keputusan strategis seperti kenaikan gaji, bonus, promosi, atau penentuan area pengembangan yang diperlukan.
7. Mengelola Sistem Absensi dan Cuti
Tugas hr staff sehari-hari yang tak kalah penting adalah memastikan pencatatan kehadiran, ketidakhadiran, cuti tahunan, cuti sakit, dan izin lainnya berjalan akurat. Data ini terintegrasi langsung dengan perhitungan penggajian dan tunjangan. Banyak perusahaan kini menggunakan sistem fingerprint atau face recognition untuk mempermudah tugas ini.
8. Memastikan Kepatuhan terhadap Hukum Ketenagakerjaan
Perusahaan wajib mematuhi semua peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan. Staff HR harus memiliki pemahaman yang baik tentang UU Ketenagakerjaan, peraturan tentang upah minimum, jam kerja, pengelolaan BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan, serta prosedur pemutusan hubungan kerja (PHK). Tugas ini penting untuk mitigasi risiko hukum.
9. Menyusun dan Mengimplementasikan Kebijakan Perusahaan
Bersama dengan tim HR yang lebih senior, staff HR turut serta dalam menyusun SOP (Standard Operating Procedure) dan buku pedoman karyawan (employee handbook). Mereka juga yang mengkomunikasikan kebijakan baru, memastikan pemahaman, dan konsistensi penerapannya di semua divisi.
10. Membangun Employer Branding
Di era persaingan talenta yang ketat, staff HR aktif berkontribusi dalam membangun citra perusahaan sebagai great place to work. Aktivitasnya bisa mencakup mengelola career page, membagikan testimoni karyawan di media sosial, hingga berpartisipasi dalam job fair. Employer branding yang kuat menarik kandidat berkualitas dan meningkatkan employee retention.
11. Mengelola Penggajian dan Kompensasi (Payroll & Compensation)
Meski sering dibantu oleh tim finance, staff HR biasanya bertanggung jawab menyiapkan data untuk proses payroll. Mereka memastikan perhitungan gaji pokok, tunjangan, lembur, potongan pajak (PPh 21), dan iuran BPJS sudah tepat. Akurasi dan ketepatan waktu dalam penggajian sangat mempengaruhi moral dan kepuasan kerja.
Keterampilan Wajib untuk Menjadi Staff HR yang Kompeten
Untuk menjalankan tugas dan tanggung jawab hr staff yang begitu beragam, dibutuhkan kombinasi keterampilan teknis (hard skills) dan interpersonal (soft skills).
Hard Skills:
- Pengetahuan hukum ketenagakerjaan seperti menguasai UU No. 13 Tahun 2003 dan peraturan turunannya.
- Teliti dan terstruktur dalam mengelola dokumen dan data.
- Mengoperasikan software HRIS, Microsoft Office, dan sistem payroll.
- Mampu membaca data SDM seperti turnover rate dan absenteeism untuk memberikan insight.
Soft Skills:
- Bisa berkomunikasi dengan baik kepada semua level karyawan.
- Mendengarkan keluhan karyawan dengan hati-hati.
- Dapat dipercaya untuk menjaga data sensitif.
- Cepat menemukan solusi untuk berbagai masalah SDM.
- Bisa mengelola beberapa tugas sekaligus seperti rekrutmen, administrasi, dan penanganan keluhan.
Ingatlah, perusahaan yang hebat dibangun dari orang-orang yang hebat, dan Staff HR adalah arsitek yang membangun fondasi tersebut.
Baca juga:
- Apa Saja Perbedaan Inflasi dan Deflasi?
- Depresiasi dan Devaluasi: Dua Konsep Pelemahan Mata Uang
- Apa Saja 4 Perbedaan HR dan HRD?
- Syarat Jadi HRD Lulusan Apa Saja yang Paling Dicari?
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
1. Apa perbedaan Staff HR dan HRD?
HRD (Human Resource Development) adalah salah satu fungsi atau divisi di dalam departemen HR yang secara khusus menangani pengembangan dan pelatihan karyawan. Sementara itu, Staff HR adalah sebuah jabatan/posisi yang tugasnya bisa mencakup berbagai fungsi, termasuk HRD, rekrutmen, dan administrasi.
2. Bagaimana prospek karier untuk posisi Staff HR?
Prospek kariernya sangat cerah. Seorang Staff HR dapat berkembang secara vertikal menjadi HR Supervisor, HR Manager, atau Head of HR. Secara horizontal, mereka bisa menjadi spesialis di bidang tertentu seperti Talent Acquisition Specialist, Compensation & Benefit Specialist, atau Training & Development Specialist.
3. Software apa saja yang harus dikuasai oleh Staff HR?
Software yang umum dikuasai antara lain Microsoft Office (terutama Excel), software HRIS seperti Talenta, LinovHR, atau SAP HR, serta aplikasi recruitment seperti LinkedIn Recruiter atau Jobstreet EMP.
4. Apa tantangan terbesar menjadi Staff HR?
Tantangan terbesarnya adalah menyeimbangkan kepentingan perusahaan dan kepentingan karyawan. Selain itu, menghadapi keluhan dan konflik juga membutuhkan mental dan emotional intelligence yang kuat.
5. Apakah latar belakang pendidikan harus dari Manajemen SDM untuk menjadi Staff HR?
Tidak harus. Meski linier lebih diutamakan, lulusan Psikologi, Hukum, Administrasi Bisnis, atau sosial humaniora lainnya juga banyak yang berkarir di bidang HR. Yang terpenting adalah memiliki minat yang besar terhadap pengelolaan orang dan proses.
Referensi
- Jiang, K., Lepak, D. P., Hu, J., & Baer, J. C. (2012). How does human resource management influence organizational outcomes? A meta-analytic investigation of mediating mechanisms. Academy of Management Journal, *55*(6), 1264–1294. https://doi.org/10.5465/amj.2011.0088
- Ulrich, D., & Dulebohn, J. H. (2015). Are we there yet? What’s next for HR? Human Resource Management Review, *25*(2), 188–204. https://doi.org/10.1016/j.hrmr.2015.01.004
- Ployhart, R. E., & Moliterno, T. P. (2011). Emergence of the human capital resource: A multilevel model. Academy of Management Review, *36*(1), 127–150. https://doi.org/10.5465/amr.2009.0318
- Pfeffer, J. (2007). Human resources from an organizational behavior perspective: Some paradoxes explained. Journal of Economic Perspectives, *21*(4), 115–134. https://doi.org/10.1257/jep.21.4.115
- Noe, R. A., Hollenbeck, J. R., Gerhart, B., & Wright, P. M. (2023). Human resource management: Gaining a competitive advantage (12th ed.). McGraw-Hill Education.
